Často kladené otázky (FAQ) k projektovému a finančnému riadeniu

Klinutím na otázku, zobrazíte odpoveď.

Otázka č. 1:

Môžete vysvetliť výpočet spolufinancovania k 1. zálohovej platbe a zádržného k prvej zálohovej platbe?

Odpoveď č. 1:

Spolufinancovanie k 1. zálohovej platbe:

  1. Výška 1. zálohovej platby (1ZP) je stanovená v bode 4.2.1 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 21 248 €

  1. Miera projektového grantu (MPG) je uvedená v bode 2.1.3 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 90 %

  1. Výšky zálohovej platby predstavuje časť projektového grantu (v podstate v % miera projektového grantu), a teda v tomto prípade 90 % z časti celkových oprávnených výdavkov (čCOV) 1. zálohovej platby

čCOV = (1ZP/MPG) x 100

Spolufinancovanie = COV – 1ZP

Príklad:

čCOV = (21 248 €/90 %) x 100 % = 23 608,89 €

Spolufinancovanie k 1ZP = 23 608,89 € - 21 248 € = 2 360,89 €

  1. V prípade, ak je projekt čiastočne spolufinancovaný prostredníctvom dobrovoľníckej práce (in-kind contribution – príspevok v naturáliách), je treba vypočítať pomernú časť spolufinancovania prislúchajúcu peňažnej forme:

Príklad:

Spolufinancovanie projektu (SP) = 15 739 €

Peňažná forma (PF) =                         8 000 €

Príspevok v naturáliách (PvN) =          7 739 €

 

Výpočet pomeru spolufinancovania:

 

Pomer PF = (PF/SP) x 100 %

Pomer PvN = (PvN/SP) x 100 %

 

Príklad:

Pomer PF = (8 000 €/15 739 €) x 100 % = 50,83 %

Pomer PvN = (7 739 €/15 739 €) x 100 % = 49,17 %

 

Spolu to musí vždy tvoriť 100 %.

 

Spolufinancovanie prislúchajúce 1. zálohovej platbe a peňažnej forme spolufinancovania = Pomer (PF) x spolufinancovanie k 1ZP

Príklad:

Spolufinancovanie prislúchajúce 1. zálohovej platbe a peňažnej forme spolufinancovania =

50,83 % x 2 360,89 € = 1 200,04 €

 

Zádržné k prvej zálohovej platbe, ak relevantné:

  1. % zádržného je stanovené v bode 4.3.1 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 10 % z každej zálohovej platby[1]

  1. Výška 1. zálohovej platby (1ZP) je stanovená v bode 4.2.1 Ponuky na poskytnutie grantu

Príklad: 21 248 €

  1. Zádržné k prvej zálohovej platbe = 1ZP x % zádržného

Príklad:

Zádržné k 1ZP =  21 248 € x 10 % = 2 124,80 €

 

Obdobne sa postupuje aj pri výpočte spolufinancovania a zádržného k nasledujúcim priebežným platbám.

 


[1] Ak sa zádržné uplatňuje z projektového grantu na konci implementácie projektu, výpočet zádržného k 1. zálohovej platbe je nerelevantný.


Otázka č. 2:

Môžete podrobnejšie vysvetliť tému nákladov na zamestnancov určených na projekt? – komentár k Príručke pre prijímateľa a projektového partnera, kapitola 10. 2

Odpoveď č. 2:

Oprávnenými nákladmi na zamestnancov určených na projekt v SR je Celková cena práce[1].

Náklady na zamestnancov určených na projekt teda zahrnujú skutočné mzdy spolu s príspevkami sociálneho zabezpečenia a inými zákonom stanovenými nákladmi zahrnutými do odmeňovania, za predpokladu, že je to v súlade s obvyklou mzdovou politikou prijímateľa a partnera projektu[2].

V príručke pre prijímateľa a partnera projektu, kapitola 10.2.1, bod 3, sa uvádza: Hradené môžu byť len náklady na hodiny skutočne odpracované osobami vykonávajúcimi práce v rámci projektu. Pracovný čas je celkový počet hodín, okrem sviatkov, osobného voľna, práceneschopnosti alebo iného voľna.

 

To znamená, že hradené sú len hodiny skutočne odpracované a k nim prislúchajúce zákonom stanovené náklady, ktoré sa zahŕňajú do odmeňovania, vrátane náhrad za sviatky, dovolenky, práceneschopnosť alebo iné voľno.

 

Uvedené je zohľadnené vo výpočte oprávnených nákladov na zamestnancov určených na projekt s ohľadom na ich % -uálne zapojenie do implementácie projektu – bod 9, kapitoly 10.2.2 Príručky pre prijímateľa a projektového partnera.

 

Príklad:

 

Zamestnanec1 je zapojený do implementácie projektu 100 % zo svojho pracovného času.

Zamestnanec2 je zapojený do implementácie projektu 50 % zo svojho pracovného času.

 

Mesiac Január 2021

 

Zamestnanec1 odrobil 10 pracovných dní, 4 dni čerpal dovolenku a 5 bol PN.

Zamestnanec2 odrobil 10 pracovných dní, 4 dni čerpal dovolenku a 5 bol PN.

 

Počet dní v mesiaci: 31

Celkový počet odpracovateľných hodín v mesiaci (fond pracovného času): 19 dní x 7,5 hodiny = 142,5

 

Počet skutočne odpracovaných hodín na projekte Zamestnanca1, t. j. počet hodín, ktoré podľa pracovného výkazu zamestnanec v danom mesiaci odpracoval na projekte: 100 % x (10 dní x 7,5 hodiny) = 75

 

Počet skutočne odpracovaných hodín na projekte Zamestnanca2, t. j. počet hodín, ktoré podľa pracovného výkazu zamestnanec v danom mesiaci odpracoval na projekte: 50 % x (10 dní x 7,5 hodiny) = 37,5

 

Celková cena práce Zamestnanca1 na výplatnej páske za mesiac Január 2021: 3 000 €

Celková cena práce Zamestnanca2 na výplatnej páske za mesiac Január 2021: 3 000 €

 

Výpočet:

 

Zamestnanec1

Zamestnanec2

A

Celkový počet produktívnych hodín v mesiaci, t.j. bez dovolenky, PN-ky, víkendov, sviatkov a pod.

75 hodín

75 hodín

B

Počet hodín odpracovaných na projekte

75 hodín

37,5 hodiny

 

C

Celková náklady na zamestnanca (celková cena práce a v prípade zahraničných subjektov všetky ostatné zákonom stanovené náklady zahrnuté do odmeňovania)

3 000 €

3 000 €

D

Celkové náklady účtované na projekt

D = B/A * C

 

D = 75 hodín/75 hodín * 3 000 €

D = 3 000 €

D = B/A * C

 

D = 37,5 hodiny/75 hodín * 3 000 €

D = 1 500 €

 


[1] Stravné nie je súčasťou celkovej ceny práce a nie je oprávneným výdavkom v rámci typu výdavkov Náklady na zamestnancov určených na projekt

[2] Zodpovedajúce mzdové náklady zamestnancov štátnej správy sú oprávnené do rozsahu súvisiaceho s nákladmi na aktivity, ktoré by príslušný verejný orgán nevykonával, ak by daný projekt nebol realizovaný.

 


Otázka č. 3:

Je možné hradiť oprávnené výdavky projektu aj z iných účtov ako z Projektového účtu aj v prípade, ak sa určitý zamestnanec podieľa na projekte výlučne (100 %)? Môžeme hradiť mzdy priamo z výdavkového účtu?

Odpoveď č. 3:

Áno, pri splnení nasledovných podmienok.

Na základe bodu 4.3.3 písm. b) Všeobecných zmluvných podmienok platí, že z iného ako Projektového účtu je možné realizovať:

  • úhradu cestovných náhrad,
  • úhradu hotovostných platieb maximálne do výšky 300 eur alebo
  • výdavkov, z ktorých len časť predstavuje Oprávnené výdavky, t.j. pomerné výdavky ako napr. nepriame náklady a pomerné úhrady miezd.

Mzdy predstavujú špecifický typ výdavku, keďže niektoré ich zložky sa spravidla odvádzajú za celú organizáciu za všetkých zamestnancov (napr.  zrážky podľa §131 Zákonníka práce). V takomto prípade teda jednoznačne ide o pomerné výdavky a prijímatelia ich môžu hradiť aj z iného ako projektového účtu. V tejto súvislosti upozorňujeme, že nie je rozhodujúce, či je určitý zamestnanec hradený z projektu 100 %-ne alebo nie. Rozhodujúce je, či sú medzi mzdami za celú organizáciu aj také mzdy, ktoré nie sú hradené z Projektového grantu. Bolo by v rozpore so zásadami správneho finančného riadenia nútiť organizácie uhrádzať (hrubé) mzdy za niektorých zamestnancov z iných účtov a nebolo cieľom zavádzať zbytočné administratívne povinnosti pre Prijímateľov.

Prípady, kedy by mzdy neboli hradené pomerne sú raritné, aj keď sa môžu vyskytnúť. Ak by napr. boli z Projektového grantu financované všetky mzdové výdavky celej organizácie, bolo by potrebné uhrádzať aj mzdy priamo z Projektového účtu.

Tieto ustanovenia sa ex aequo vzťahujú aj na Partnera projektu.

V prípade, ak je potrebné, aby z iných účtov boli hradené aj iné výdavky, ktoré nie sú priamo obsiahnuté v článku 4.3.3 písm. b) Všeobecných zmluvných podmienok je možné požiadať o písomný súhlas Správcu programu v zmysle bodu 4.3.3, písm. c) . Správca programu svoj súhlas môže udeliť aj schválením príslušnej priebežnej alebo záverečnej správy o projekte. Ak o tento súhlas Prijímateľ nepožiada vopred, vystavuje sa možnému riziku vzniku neoprávnených výdavkov.


Otázka č. 4:

Je možné financovať podujatie aj z iných verejných zdrojov?

Odpoveď č. 4:

V zmysle bodu 17.1.1. písm. a) Všeobecných zmluvných podmienok (príloha č. 2 k Projektovej zmluve) platí, že prijímateľ nesmie na financovanie projektu požadovať a ani použiť iné verejné prostriedky spôsobom, ktorý by znamenal dvojité financovanie. To nevylučuje možnosť verejné zdroje kombinovať, nesmie však dôjsť k financovaniu tých istých oprávnených výdavkov z viacerých verejných zdrojov. Správca programu môže požadovať rozpis financovania daného podujatia.


Otázka č. 5:

Je možné spolufinancovať projekt z verejných zdrojov?

Odpoveď č. 5:

V zmysle bodu 8.5 Príručky pre prijímateľa a projektového partnera platí, že ako zdroje peňažného spolufinancovania projektu nemôžu byť použité zdroje európskych štrukturálnych a investičných fondov, iných nástrojov zahraničnej finančnej pomoci, dotácií a príspevkov poskytovaných zo štátneho rozpočtu SR, rozpočtu vyššieho územného celku ani rozpočtu mesta alebo obce ani iné zdroje, ktorých účelové určenie v zmysle platnej legislatívy SR a EÚ alebo iného dokumentu bráni ich použitiu ako zdroja spolufinancovania v rámci iných nástrojov finančnej pomoci. Prijímateľ je povinný na požiadanie požadovaným spôsobom dokladovať zdroj peňažného spolufinancovania projektu.


Otázka č. 6:

Je pravda, že na projekty s donorským partnerom projektu sa nevzťahuje celkový limit na cestovné výdavky?

Odpoveď č. 6:

Áno, ale iba v rámci výziev na súčasné umenie (výzvy s kódom CLT02 a CLT03).

V kapitole 14.5 Príručky pre žiadateľa sú uvedené nasledovné odporúčané celkové limity pre cestovné výdavky:

Rozpočtová kapitola /Aktivita/Rozpočtová položka

Odporúčaný limit*

Cestovné – projekty bez donorského partnera projektu

Grant > 500 000 eur – 1%

Grant > 250 000 eur – 2%

Grant  > 5 000 eur – 5%

Cestovné – projekty s donorským partnerom projektu (limit sa
nezohľadňuje v rámci výziev na súčasné umenie)

Grant > 500 000 eur – 4%

Grant > 250 000 eur – 6%

Grant  > 5 000 eur – 10%

* Odporúčaný limit je uvedený ako percento z celkových oprávnených výdavkov. Limity sa nevzťahujú na zahraničných partnerov!

Z uvedeného vyplýva, že na projekty mimo výziev na súčasné umenie sa vzťahujú odporúčané celkové limity na cestovné výdavky.

Limity môžu byť vyššie pri projektoch, ktorých podstata riešenia spočíva v cestovaní. V takých prípadoch to správca programu zohľadnil pri schválení projektu a zohľadňuje to schválený rozpočet projektu.

Upozorňujeme, že odporúčané jednotkové limity na cestovné náklady uvedené v prílohe č. 5 k Príručke pre prijímateľa (napr. paušálne náhrady, náklady na letenky) sa vzťahujú na všetky projekty.

 


Otázka č. 7:

Môže sa v rozpočte projektu uviesť pri umelcovi z Nórska, ktorý bude cestovať na Slovensko typ výdavku „Cestovné a diéty pre zamestnancov“? A aká má byť uvedená rozpočtová kapitola?

Odpoveď č. 7:

V rozpočte projektu je ako typ výdavku možné uviesť:

  1. Cestovné a diéty pre zamestnancov“ - ak ide o zamestnanca partnera projektu alebo prijímateľa, s ktorým má uzatvorený pracovnoprávny vzťah.
  2. „Náklady vyplývajúce z iných zmlúv“ - ak ide o umelca, ktorý má s prijímateľom alebo partnerom projektu uzatvorenú inú zmluvu ako pracovnoprávnu.

V oboch prípadoch sa na cestovné výdavky zvolí rozpočtová kapitola „Bežné výdavky – cestovné“.


Otázka č. 8:

V akej proporcionalite, má prijímateľ vyplatiť zálohovú platbu partnerom – v takej, v akej ju prijal prijímateľ (napr. 15% zo štátneho rozpočtu SR/85% z grantu EHP)?

Odpoveď č. 8:

Prijímateľom zo sektora verejnej správy odporúčame zálohovú platbu partnerovi vyplatiť v pomere 85% grantu EHP/NFM a 15% zo ŠR, vzhľadom k tomu, že  takýto prijímateľ je povinný každý výdavok sledovať v účtovníctve v členení na zdroje (časť 10.11.3 Príručky pre prijímateľa a partnera).

Prikladáme link na Metodické usmernenie MF SR k postupom účtovania FM EHP a NFM na 3. programové obdobie 2014 – 2021: https://www.mfsr.sk/files/archiv/33/MUkFMEHPaNFM.pdf

Čo sa týka vyplácania platieb partnerom, platí nasledovné:

Výška zálohovej platby partnera je stanovená v Ponuke na poskytnutie grantu, resp. v Partnerskej dohode. Výška priebežnej platby je uvedená v priebežnej správe o projekte. Ak partnerovi vznikol nárok na vyplatenie platby, t. j. ak je v projektovej zmluve alebo v priebežnej správe o projekte uvedené, že časť platby bude prevedená partnerovi, je prijímateľ túto sumu povinný v zmysle článku 6.4.2 Projektovej zmluvy previesť na účet partnera  do 15 kalendárnych dní odo dňa jej pripísania na projektový účet. Upozorňujeme, že v prípade zálohovej platby projektová zmluva, konkrétne body 4.2.2 a nasl. Prílohy č. 1, umožňuje dohodnúť si v Partnerskej dohode odlišný postup.


Otázka č. 9:

Ako je to s DPH na ubytovanie?

Odpoveď č. 9:

V zmysle §65 ods.1 zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty platí, že: „Platiteľ, ktorý obstaráva od iných zdaniteľných osôb tovary a služby na účel uskutočnenia cesty a pri predaji vystupuje voči zákazníkom vo vlastnom mene, je povinný uplatňovať osobitnú úpravu podľa odsekov 2 až 8.“ Postup podľa osobitnej úpravy pre cestovné kancelárie platí aj pre podnikateľský subjekt aj keď tento poskytovateľ nie je formálne cestovnou kanceláriou, ak vykonáva zhodné alebo podobné činnosti ako cestovný kancelária alebo cestovný agentúra. Na posúdenie, či podnikateľský subjekt má súhrn vlastností subjektu, na ktorý sa vzťahuje osobitná úprava je potrebné skúmať, či na uskutočnenie cesty využíva služby a dodávky poskytnuté ďalšími zdaniteľnými osobami.

V § 65 zákona o DPH je okrem iného v ods.9 uvedené „Platiteľ, ktorý uplatňuje osobitnú úpravu uplatňovania dane podľa odsekov 1 až 6, nesmie vo faktúre o predaji služieb cestovného ruchu uviesť samostatne sumu danea v zmysle Metodického pokynu k osobitnej úprave uplatňovania dane podľa §65 ods.1 zákona o DPH „je platiteľ dane povinný vo faktúrach uvádzať okrem ostatných povinných náležitostí aj slovnú informáciuúprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie (§ 74 ods. 1 písm. m) zákona o DPH).

Podľa Metodického pokynu k osobitnej úprave uplatňovania dane podľa §65 ods.1 zákona o DPH, nemôže platiteľ dane, ktorý uplatňuje osobitnú úpravu pre cestovné kancelárie odpočítať daň zo služieb cestovného ruchu obstaraných od iných osôb.


Otázka č. 10:

Aký vplyv má zmena štatútu platiteľa DPH počas trvania projektu na výšku poskytnutého grantu?

Odpoveď č. 10:

V zmysle Projektovej zmluvy, bod 10.8. platí nasledovné:

Ak je Prijímateľ, resp. Partner podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov platiteľom DPH, DPH nie je oprávneným výdavkom, a preto je Prijímateľ, resp. Partner oprávnený uhradiť z Projektového grantu len výdavok vo výške bez DPH. V prípade, že Prijímateľ, resp. Partner v priebehu trvania Zmluvy zmení svoj štatút z platiteľa DPH na osobu, ktorá nie je platiteľom DPH, výška Projektového grantu Prijímateľa, resp. Projektového grantu Partnera podľa bodu 7.3 tejto Projektovej zmluvy sa nemení. Ak Prijímateľ, resp. Partner v priebehu trvania Zmluvy zmení svoj štatút z osoby, ktorá nie je platiteľom DPH na osobu, ktorá je platiteľom DPH počas Obdobia oprávnenosti výdavkov, maximálna výška Projektového grantu Prijímateľa, resp. Projektového grantu Partnera podľa bodu 7.3 tejto Projektovej zmluvy sa zníži o percentuálnu sadzbu DPH platnú v čase zmeny.“

Zníženie projektového grantu sa uplatní na všetky výdavky, pri ktorých bude mať prijímateľ alebo partner nárok na vrátenie DPH po zmene štatútu platiteľa DPH, keďže DPH v tomto prípade bude patriť medzi tzv. Vylúčené výdavky v zmysle článku 8.7, ods. 2, písm. d) Nariadení. Výdavky, na ktoré sa DPH neuplatňuje (mzdové, cestovné), prípadne aj výdavky, u ktorých nebude mať prijímateľ alebo partner nárok na vratku DPH nebudú podliehať zníženiu projektového grantu. 

Čo sa týka finančného riadenia projektu, ide o podstatnú zmenu projektu, preto sa počas jej schvaľovania automaticky pozastavuje vyplácanie projektového grantu, ako aj schvaľovanie aktuálne predloženej priebežnej správy o projekte.


Otázka č. 11:

V minulosti sme uhrádzali účastníkom školení, konferencií a workshopov (aj zahraničným) cestovné náhrady a náklady formou Dohody o cestovných náhradách, ktorá je v súlade so Zákonom o cestovných náhradách. Je možné túto formu dohody na úhradu nákladov pre účastníkov konferencií, workshopov, atď. využiť aj v projekte financovanom z grantov EHP a Nórska?

Odpoveď č. 11:

Výdavky, ktoré vzniknú v súvislosti s účasťou týchto osôb na podujatí môžu byť hradené z projektového grantu, a to viacerými spôsobmi:

  1. Uzavretím dohody so zamestnávateľom účastníka o refundácii nákladov, ktoré vznikli zamestnávateľovi. V tomto prípade daný výdavok nie je pre účely vykazovania v zozname účtovných dokladov považovaný za cestovné náklady a náhrady, ale za náklady vyplývajúce z iných zmlúv. Aj v tomto prípade platí, že hradiť je možné výlučne výdavky na ubytovanie, dopravu a stravovanie, t. j. nie je možné hradiť žiadne iné súvisiace náklady, ktoré by mohli vzniknú zamestnávateľovi účastníka.
  2. Dohodou o plnení úloh priamo s týmto účastníkom, pričom v tomto prípade platí, že prijímateľ/partner preukáže, že pozvánku na podujatie zaslal štatutárovi organizácie, ktorý súhlasil s účasťou účastníka na podujatí (napr. predloženie cestovného príkazu). Uvedené je potrebné z dôvodu zabezpečenia súladu s §1 ods. 5 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (prevencia dvojitého financovania). Takéto výdavky budú považované za cestovné náklady a náhrady, a vo vzťahu k správcovi programu sa vykazujú paušálom podľa prílohy         č. 2 k Príručke. Spôsob úhrady nákladov účastníkovi, zaúčtovanie tejto úhrady ani výšku náhrady skutočne vyplatenej účastníkovi správca programu neskúma.

 

K bodu 2 si tiež dovoľujeme upozorniť, že názov dohody (dohoda o plnení úloh, dohoda o poskytnutí cestovných náhrad a pod.) nie je rozhodujúci. Rozhodujúci je obsah takejto dohody. Zákon                                 o cestovných náhradách taxatívne vymenúva okruh osôb, ktorým sa môžu poskytovať cestovné náhrady. Pre tento konkrétny prípad je relevantný len § 1 ods. 2 písm. c) zákona, t. j. osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu na základe písomnej zmluvy úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté (napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach). Úloha musí byť v dohode jasne špecifikovaná. Touto úlohou môže byť napr. zúčastniť sa na konferencii a podať správu.

Pozn.: Pravidlá implementácie v rámci cestovných nákladov obsahujú osobitné postupy aj pre externých odborníkov a poskytovateľov služieb. Externými odborníkmi a poskytovateľmi služieb sa rozumejú osoby, ktoré nie sú považované za zamestnancov pre účely zákona o cestovných náhradách. Môže ísť o FO – živnostníkov alebo právnické osoby, ktoré svoje služby fakturujú, a v tomto prípade skutočne platí, že takéto náklady nemožno zahrnúť do kapitoly Cestovné náklady a náhrady.